Электронный больничный лист: инструкция для работодателя и бухгалтера на 2025 год. Порядок работы с ЭЛН и электронным документооборотом с ФСС

С развитием технологий все больше бумажных документов заменяют на электронные. Не стала исключением и медицинская отрасль. С начала 2020 года введен электронный больничный лист. Больничные электронные документы не только экономят время, но и повышают уровень безопасности и удобства хранения информации.

Однако, чтобы начать работать с электронными больничными листами, необходимо быть в курсе законодательства и порядка взаимодействия с Федеральной службой здравоохранения (ФСС). В этой статье вы узнаете, как правильно начать работу с электронными больничными листами, какие правила соблюдать при приеме больных и социальных выплатах, и как осуществлять электронный документооборот с ФСС.

Электронный больничный лист — это удобный функционал, позволяющий работодателям принимать заболевших сотрудников, а работникам получать социальные выплаты в электронном виде.

В данной статье вы найдете инструкцию по работе с бумажными больничными листами и электронными больничными листами. Мы расскажем о том, как заполнить электронный больничный лист, как подать его работодателю, как осуществлять электронный документооборот с ФСС, в частности, как получить сертификат ключа электронной подписи и многое другое, что безусловно будет полезно работодателям и бухгалтерам на многие годы вперед.

Инструкция для работодателя и бухгалтера по работе с электронным больничным листом

Вы — работодатель или бухгалтер, и хотите знать, как работать с электронными больничными листами в соответствии с законодательством на 2025 год.

Что такое электронный больничный лист? Это электронный документ, который оформляется в случае временной нетрудоспособности работника. ЭЛН идентичен обычному бумажному больничному листу, но оформляется в электронной форме.

Как начать работать с электронными больничными листами? Сначала, необходимо зарегистрироваться на портале ФСС. Далее, необходимо подключиться к системе электронного документооборота с ФСС. После этого, работодатель может начать отправлять оформленные больничные листы в электронной форме.

Узнаете также, что работодатель должен хранить копии отправленных электронных больничных листов в течение трех лет. Также, в случае запроса ФСС работодатель должен предоставить данные о формировании и отправке больничных листов.

С учетом новых требований законодательства, внедрение электронного больничного листа позволит сократить необходимую бумажную работу и повысить качество процесса учета больничных листов.

Что такое электронный больничный лист и как он работает?

Вы уже, наверняка, знаете, что в соответствии с законодательством работодатель обязан выплачивать сотруднику пособие по болезни. Но вы знали, что эти пособия регулируются в соответствии с трудовым кодексом РФ и законодательными актами, и чтобы соблюдать эти правила нужно использовать электронные формы документов?

Электронный больничный лист — это форма документа, которая подтверждает факт временной нетрудоспособности работника. Он является электронным аналогом традиционных больничных листов в бумажном виде. Вы содержите копию электронной формы документа в электронном виде и не предоставляете печатный экземпляр сотруднику.

Чтобы работать с электронными больничными листами, вам необходимо знать, каким образом их оформлять, согласуя с работником, а также как их загружать в систему электронного документооборота с Федеральной службой здравоохранения (ФСЗН России).

• Сотрудник должен сообщить вам о временной нетрудоспособности
• Вы согласуете больничный лист с сотрудником, чтобы убедиться, что все данные верны
• Вы загружаете больничный лист в систему электронного документооборота с ФСЗН России
• ФСЗН России проверяет и утверждает больничный лист в течение 2-х рабочих дней
• Вы получаете подтверждение утверждения больничного листа от ФСЗН России
• Вы выплачиваете пособие по болезни сотруднику на основании утвержденного электронного больничного листа.

Надеемся, что эта инструкция поможет вам легко работать с электронными больничными листами и соблюдать законодательные требования.

Преимущества использования электронного больничного листа

Одним из главных преимуществ использования электронных больничных листов является возможность сократить время работы с бумажными документами. Вы больше не будете тратить время на заполнение, передачу и хранение бумажных больничных листов. Все процессы будут автоматизированы.

Кроме того, работа с электронными больничными листами не требует специальных знаний или навыков. Она легко включается в рабочий процесс и осуществляется через веб-интерфейс или программное обеспечение. Вы узнаете о подробностях работы через обучающие видео и инструкции.

Важно отметить, что законодательство строго регулирует работу с больничными листами. Использование электронных больничных листов обеспечивает повышенную защиту информации и прозрачность процессов. Это также уменьшает риски ошибок при заполнении документов и контролирует соблюдение требований закона.

Наконец, работа с электронными больничными листами упрощает взаимодействие с Фондом социального страхования. Вы сможете отправлять документы и получать ответы быстрее и более удобно. Также у вас будет доступ к электронным отчетам о состоянии здоровья ваших сотрудников.

Электронный документооборот с ФСС при использовании электронного больничного листа

Если вы работаете с больничными листами в электронном формате, то должны знать, что у вас есть возможность передавать информацию в Фонд социального страхования (ФСС) с помощью электронного документооборота.

Для начала работы с электронными больничными листами и передачи информации в ФСС вам необходимо ознакомиться с законодательством. Правила работы с больничными листами в электронном формате регулируются законодательством, и вы должны понимать, что вы можете передавать и каким образом.

После того как вы ознакомились с законодательством, вы можете начать работать с электронными больничными листами и использовать их для передачи информации в ФСС. Для этого вам необходимо загрузить файл в систему электронного документооборота ФСС и заполнить нужные поля.

При передаче информации в ФСС через электронный документооборот вы можете узнать о статусе обработки информации и получить подтверждение о ее приеме. Кроме того, в электронном формате вы можете передавать данные о больничных листах и других медицинских документах более быстро и удобно, что сокращает время, затраченное на обработку информации и уменьшает вероятность ошибок.

Если вы еще не знакомы с электронными больничными листами и документооборотом с ФСС — необходимо более детально изучить соответствующие нормативно-правовые акты и руководства по использованию электронных документов в медицине, чтобы обеспечить свою компанию быструю и безопасную работу в этом формате.

Документы для регистрации на портале ФСС при использовании электронного больничного листа

Законодательство предписывает использование электронных больничных листов. Для начала работы с ФСС необходимо зарегистрироваться на соответствующем портале. Чтобы зарегистрироваться, узнаете, какие электронные документы нужны:

• Свидетельство о государственной регистрации — документ, который выдает Федеральная налоговая служба при регистрации юридического лица.
• Устав — основной документ также при регистрации юридического лица. В нем должны быть описаны цели и задачи организации, а также порядок ее управления и деятельности.
• Доверенность на лицо, осуществляющее работу с порталом — если у вас есть сотрудник, который будет заниматься работой с порталом, ему нужно выдать доверенность на данную работу.
• Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе — документ, который выдает налоговая служба при регистрации юридического лица. Он подтверждает факт регистрации и позволяет работать с порталом ФСС.

Кроме этих документов, нужно будет оформить электронную подпись и зарегистрировать ее на портале ФСС. После этого вы сможете начать работать с электронными больничными листами и электронным документооборотом с ФСС.

Как работать с порталом ФСС при использовании электронных больничных листов?

Если вы хотите начать работать с электронными больничными листами, то необходимо узнать, как происходит взаимодействие с порталом ФСС. Перед тем, как начать обращаться в Фонд, вам следует зарегистрироваться на портале my.fss.ru, где вы сможете получить доступ ко всем электронным сервисам ФСС.

Чтобы начать работу с порталом, вам необходимо оформить заявку на подключение к электронному обмену документами. После этого вы получите уникальный идентификатор пользователя (УИП), который понадобится для доступа к системе электронных больничных листов.

Когда вы получите доступ к системе, вы сможете работать с электронными больничными листами. В портале вы сможете загружать и скачивать информацию о выданных больничных листах, а также предоставлять информацию о больничном листе работодателю в электронном виде.

Важно знать, что работодатель также должен подключиться к системе электронного документооборота и иметь УИП. Если у работодателя нет УИП, то он не сможет получать информацию о больничных листах в электронном виде.

Чтобы успешно работать с порталом ФСС и электронными больничными листами, вам необходимо ознакомиться с инструкцией, опубликованной на сайте Фонда. Также рекомендуем проверять свою электронную почту и личный кабинет на портале для получения своевременной информации.

Требования к подписи документов при использовании электронного больничного листа

При работе с электронными больничными листами необходимо знать, что законодательство устанавливает определенные требования к электронной подписи документов.

Вы должны начать работать только со специальными сертифицированными удостоверяющими центрами, которые выдают сертификаты ключей электронной подписи.

Узнаете об обязательном наличии в электронной подписи подтверждения ее действительности, который содержит информацию об удостоверяющем центре и дату выдачи сертификата.

Что касается больничных листов, то они должны быть подписаны работником с использованием электронной цифровой подписи, а также электронной подписью врача.

Для повышения безопасности, при передаче информации через электронный документооборот, система автоматически проверяет электронные подписи и подтверждает действительность документов.

Помните, что корректная подпись всех электронных документов является важным условием для их дальнейшей обработки и признается законным документом.

• Для работы с электронными больничными листами необходимо:
• сертифицированные удостоверяющие центры;
• соблюдение требований по подписи документов;
• проверка подписей при передаче информации через электронный документооборот.

Сроки хранения документов при использовании электронного больничного листа

Согласно законодательству, с начала 2020 года все медицинские документы, включая больничные листы, могут храниться в электронном виде. Для работодателей и бухгалтеров это означает, что надо знать, как долго хранить электронные больничные листы.

Как и при работе с бумажными документами, сроки хранения больничных листов в электронном виде зависят от категории и типа медицинского документа. Общие сроки хранения электронных больничных листов установлены в два года с даты окончания болезни.

Однако, для некоторых категорий работников (например, женщин в период беременности или при определенных профессиональных заболеваниях) срок хранения больничных листов может быть увеличен. Для точного определения сроков хранения электронных больничных листов работодатели и бухгалтеры могут обратиться к соответствующему законодательству или к медицинским организациям, которые выдают эти документы.

Важно отметить, что при работе с электронными больничными листами необходимо обеспечивать их сохранность на всем протяжении установленного срока хранения. Это означает, что работники, ответственные за обработку электронных документов, должны правильно организовать их хранение и взаимодействие с ФСС в рамках электронного документооборота.

Как работать с электронными больничными листами?

Вы уже знаете, что в соответствии с законодательством, работодатель должен начать работать с электронных больничных листов до 1 января 2025 года. Но что же делать дальше?

Об электронных больничных листах: ЭЛН – это удобный и быстрый способ оформления больничных листов. Их можно использовать для ведения и контроля за листами всех сотрудников вашей организации.

Чтобы начать работать с электронных больничных листов: нужно узнать, как правильно их заполнять и передавать в Фонд социального страхования. Вам нужно будет зарегистрироваться в системе ФСС и ознакомиться с основными правилами заполнения и передачи данный формы листов.

Вы узнаете: каким образом можно создавать и хранить электронные больничные листы, как вести контроль за сроками выдачи, передачи и хранения документов, а также как пользоваться электронным документооборотом с Фондом социального страхования.

Вывод: Умение работать с электронными больничными листами – это важная навык для всех работников, которые связаны с кадровым учетом и бухгалтерией. Научиться этому делу несложно, но требует внимательности и практики.