Переход на электронные трудовые книжки в 2025 году: как подготовиться и сэкономить время и деньги

Весь мир переходит на цифру, и Россия не исключение — в 2025 году состоится масштабный переход на электронные трудовые книжки. В этой статье вы узнаете, как подготовиться к этому процессу, какие задачи стоят перед сотрудниками и компаниями, и как избежать последствий допущенных ошибок.

Теперь вы сможете оформить трудовую книжку электронной формы по цифровой подписи сотрудника, которую он получает в пенсионном фонде. C помощью электронных книжек можно точно и быстро формировать отчетность, отправлять заявления в ПФР и другие организации через личный кабинет сотрудника. И, самое главное, больше не нужно хранить бумажные ведения, оформлять дополнительные носители для их хранения, а затем и перевозки наличными средствами в организацию при попытке продлить договор.

Важно помнить, что с 2025 года бумажную форму трудовой никто не станет принимать. Поэтому компании, которые не успели перенести свои данные на электронную форму, будут вынуждены изготавливать дополнительные книжки, а также нести все затраты на их оформление и хранение. Чтобы избежать таких неприятностей, необходимо уже сейчас начать работу по переходу на электронные трудовые книжки, чтобы не отставать в будущем и не «затягивать резину».

Изменения в законодательстве

Что такое электронная трудовая книжка и как ее оформить?

Согласно нового законодательства, с 2025 года бумажные трудовые книжки будут перенесены в электронную форму. Изменятся правила ведения и подачи отчётности, а также способы получения и выдачи книжек. Чтобы оформить электронную трудовую книжку, нужно обратиться в СЗВ-ТД и подать заявление. Дальше вы получите инструкции по действиям и сможете проверить подлинность данных.

Как сдать записи и отчётность сотрудника в электронной форме?

В электронной трудовой книжке ведутся все записи о сотруднике, его заработной плате, рабочем времени и опыте работы. Отчётность также предоставляется в электронной форме, с помощью специальных программ и систем. Обо всем необходимом вам расскажут в СЗВ-ТД, куда можно обратиться за консультацией.

• Шаг 1. Зарегистрироваться в СЗВ-ТД.
• Шаг 2. Оформить заявление на электронную трудовую книжку.
• Шаг 3. Получить инструкции по действиям и проверить подлинность данных.
• Шаг 4. Вести записи о сотрудниках в электронной форме и предоставлять отчётность в СЗВ-ТД.

Какие новые правила ведения отчётности и что с бумажными книжками?

С 2025 года только электронные книжки будут действительны, бумажные же уже перестали выдаваться. Если в компании еще используются бумажные книжки, необходимо перейти на электронную форму и начать вести отчётность в соответствии с новыми правилами.

Преимущества электронных трудовых книжек

1. Удобство хранения и передачи информации. Ведение электронных трудовых книжек позволит сотрудникам получить доступ к своей трудовой истории в любой момент и не беспокоиться о ее сохранности в случае утери бумажной книжки. Также отпадет необходимость передавать трудовую книжку при переходе на новое место работы.

2. Упрощение процедуры сдачи отчетности в ПФР. При использовании электронных трудовых книжек сотрудники смогут легко сдавать отчетность в электронной форме, без необходимости оформлять бумажные отчеты.

3. Автоматизация процесса заполнения трудовых записей. Электронные трудовые книжки поддерживают функцию автоматического заполнения трудовых записей, что значительно упрощает процесс ведения и обновления информации.

4. Увеличение эффективности работы сотрудников HR-отдела. Заведение электронных трудовых книжек позволит сотрудникам HR-отдела быстрее находить и обновлять информацию о работниках, а также сократить время на оформление документации и архивацию бумажных трудовых книжек.

В результате перехода на электронные трудовые книжки, компании смогут сократить затраты на хранение бумажных трудовых книжек и уменьшить риски связанные с их утерей и повреждением. Кроме того, процессы работ с сотрудниками в компаниях станут более удобными и эффективными.

Как подготовиться к переходу на электронную трудовую книжку

В этой статье вы узнаете, что такое электронная трудовая книжка, какие правила её ведения устанавливает ПФР и как подготовиться к переходу на новую форму.

1. Проверить бумажные записи

Перед переходом на электронную форму ведения трудовых книжек необходимо проверить бумажные записи. Убедитесь, что все данные о приеме и увольнении сотрудников совпадают с оригиналами трудовых книжек.

2. Получить новые трудовые книжки

Если у вашей компании ещё нет электронных трудовых книжек, необходимо получить новые бумажные книжки у ПФР. Рекомендуется сдать старые бумажные книжки в ПФР для переноса данных на электронный носитель.

3. Подать заявления на ведение электронных книжек

Чтобы перейти на электронную форму ведения трудовых книжек, необходимо подать заявления в ПФР на получение лицензии на ведение новых книжек и на внесение изменений в учетные данные.

4. Узнайте, что такое СЗВ-ТД

Отчётность в электронной форме ведения трудовых книжек производится в СЗВ-ТД. Узнайте, что это такое и как подать отчётность в новой форме.

С переходом на электронную форму ведения трудовых книжек вы сэкономите время и деньги на обработке бумажной отчетности и получите более удобный и быстрый способ ведения трудовых книжек.

Какие документы нужно будет хранить в электронном виде

С переходом на электронные трудовые книжки в 2025 году, необходимо будет хранить в электронном виде следующие документы:

• Трудовую книжку — теперь она будет выдаваться в электронной форме.
• Отчетность по Трудовому кодексу (ТК): записи по приему и увольнению сотрудников, заявления, трудовые договоры и приложения, отчеты по выполнению работ. Все эти документы теперь нужно будет оформлять в электронной форме.
• Отчетность по СЗВ-ТД. Все сведения о доходах сотрудников, начислениях по страховым взносам и отчислениям в ПФР, ФСС и ФОМС будут оформляться только в электронной форме.

Чтобы узнать, как правильно оформить отчетность в электронном виде, можно проверить новые правила в ПФР и на сайтах налоговой службы.

Сократите затраты времени и денег с помощью электронных трудовых книжек

С появлением электронных трудовых книжек теперь не нужно оформлять и получать бумажные экземпляры. В статье вы узнаете, что такое электронная трудовая книжка и как подготовиться к переходу на новые правила ведения трудовых записей.

1. Что такое электронная трудовая книжка и как её получить?

Электронная трудовая книжка — это электронный документ, который содержит информацию о трудовой деятельности сотрудника.

• Для получения электронной трудовой книжки необходимо обратиться в ПФР или через госуслуги.
• Прием и подача заявления оформляется в электронной форме.
• Сдать бумажную трудовую книжку не нужно, она будет использоваться только в случае отсутствия информации в электронном виде.

2. Как оформить записи в электронной трудовой книжке?

Оформление записей в электронной трудовой книжке подобно процедуре в бумажной трудовой книжке, но происходит в электронной форме:

1. Перенесутся все записи из бумажной трудовой книжки на дискету или USB-накопитель и затем перенесутся в электронный вид, либо информация будет заполнена с использованием программного обеспечения на сайте ПФР.
2. Обязательно нужно вести отчёт о каждом изменении в трудовой деятельности, например, о переводе на другую должность.
3. Ведение отчётности обязательно раз в год проверять на наличие ошибок.
4. Носители информации с отчётностью не использовать.
5. Трудовые книжки в бумажной форме не будут выдаваться сотрудникам.

Таким образом, использование электронной трудовой книжки позволяет сократить временные и материальные затраты на её получение и оформление записей, а также значительно ускоряет процесс проверки информации.

Часто задаваемые вопросы и ответы по электронным трудовым книжкам

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это электронный документ, который содержит информацию о трудовой деятельности сотрудника. В отличие от бумажной книжки, электронная книжка хранится в электронном виде на серверах государственных органов.

Какие документы нужно предоставить для оформления электронной трудовой книжки?

Для оформления электронной трудовой книжки нужно предоставить заявление, копию паспорта и страхового свидетельства пенсионного фонда. Также нужно проверить, что все данные, включая трудовую книжку в бумажной форме, записаны без ошибок. При наличии ошибок необходимо исправить их.

Как происходит перенесение данных из бумажных трудовых книжек в электронные?

Перенос данных из бумажных трудовых книжек в электронные осуществляется организацией, которая была последним местом работы сотрудника. Организация должна сдасть отчетность за сотрудника на основе записей в бумажной трудовой книжке. После этого отчетность отправляется в государственный орган по труду для переноса данных в электронный вид.

Какие правила регулируют использование электронных трудовых книжек?

Использование электронных трудовых книжек регулируется Трудовым кодексом, Федеральным законом «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», а также Санитарными правилами и нормами (СП 3.3.2.007.13) «Гигиенические требования к условиям труда при работе на персональном ЭВМ».

Что делать, если электронная трудовая книжка была утеряна или украдена?

В случае утери или кражи электронной трудовой книжки необходимо обратиться в государственный орган, который ее выдал, для получения новой. Также нужно написать заявление в полицию и в банк, если в книжке была указана информация о банковских счетах.